با توجه به گسترش فناوری اطلاعات در عصر امروز و همینطور حجم بالای انتقال اطلاعات در سازمان ها و ارگان ها، نیاز به یک اتوماسیون جامع و حرفه ای پررنگ تر می شود.
تعریف نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است از مجموعه ای از سبک ها و روش های کاری سخت افزاری و نرم افزاری در جهت اتوماتیک کردن، سازماندهی و آسان نمودن و تسهیل در انجام مکاتبات سازمانی
پیامدهای اتوماسیون تحت وب
- انجام کلیه امورات اداری و سازمانی بدون کاغذ
- دسترسی آسان در هر زمان به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی اشخاص در محل ارگان
- انتقال مکاتبات اداری اتوماسیون اداری با سایر اتوماسیون‌ها
- ایجاد جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار
- کاهش هزینه‌های مالی
- صرفه‌جویی در زمان
- بالابردن راندمان ارگان و سازمان به‌واسطه همسان سازی نرم افزار اتوماسیون اداری با انواع کسب و کار و سایر سازمان ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین و ...
- زمان بندی و اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از مدیریت پروژه‌ها
- پرهیز از دوباره‌کاری‌ها
.